Envisagez-vous un transfert d’entreprise ? Différent d’un déménagement classique, c’est un processus assez complexe. Par contre, il est tout à fait possible de le réussir avec succès en anticipant chaque démarche et en le préparant à l’avance. Focus sur les préparatifs essentiels pour la réussite d’un déménagement d’entreprise.
Fixer la date du transfert
Pour un déménagement d’entreprise bien organisé, la première étape à suivre est la fixation de la date du transfert. C’est un bon moyen de le préparer sans difficulté. Cela permet de préparer mentalement les salariés et collaborateurs au changement de local, mais aussi pour coordonner la réalisation des différentes étapes indispensables.
Il est préférable de choisir une date qui n’affecte pas l’activité et la productivité de l’entreprise. Pourquoi ne pas choisir les week-ends ou les jours fériés ? Si vous êtes obligés de déménager en semaine, l’organisation d’un travail en ligne est nécessaire.
Coordonner la réalisation de chaque étape
La compétence organisationnelle est l’un des atouts les plus efficaces pour la réussite d’un tel projet. Vous devez donc anticiper la réalisation de toutes les démarches. Si vous avez prévu la date 1 mois à l’avance, voici comment doit être entrepris les étapes :
- J-30 : la recherche de fournitures de déménagement ;
- J-25 : l’annonce du transfert aux collaborateurs et salariés ;
- J-20 : la réservation de camions de déménagement ;
- J-15 : la visite du nouveau local pour se préparer à l’aménagement ;
- J-10 : le partage des tâches ;
- J- 5 : la sauvegarde des données des entreprises et la réalisation d’un inventaire ;
- J-2 : la procédure d’emballage ;
- Jour J : chargement des cartons, départ, nettoyage de l’ancien local.
Commencer à rechercher les matériels d’emballage nécessaires
Pour éviter la précipitation, la recherche d’équipements de déménagement doit commencer 30 jours avant le jour J. Il faut se procurer des matériels suivants :
- Couvertures ;
- Cartons ;
- Housses de protection ;
- Papier Kraft ;
- Rubans adhésifs ;
- Papier bulle ou papier journal ;
- Bacs rigides.
Il est conseillé de ne choisir que les fournitures de déménagement de qualité professionnelle.
Annoncer le transfert aux salariés et le partage des tâches
Lorsque la date est fixée, vous devez informer tous les acteurs de l’entreprise du changement de local. Ainsi, ils pourront se préparer. Par la même occasion, vous devez commencer à partager les tâches que chaque salarié doit réaliser. Par exemple, l’équipe A se charge de l’emballage, l’équipe B s’occupe du nettoyage, l’équipe C s’occupe de l’inventaire, etc.
Trouver des véhicules de déménagement
Pour trouver les véhicules idéals pour le déménagement d’entreprise, il faut entreprendre cette étape 20 jours avant la date prévue. Cela vous permet également de profiter de meilleures offres et de meilleurs prix. Pour le trouver, vous avez 2 options :
- Location de camion chez un grand enseigne (Leclerc, AVIS, etc.) ;
- Location de camion de dégagement auprès d’un professionnel en transfert d’entreprise.
Visiter le nouveau local
15 jours avant le déménagement d’entreprise, vous devez prendre le temps de visiter le nouveau local. Cela vous permet de connaître à l’avance chaque pièce et de déterminer l’endroit idéale pour chaque objet. Ainsi, vous n’aurez aucune difficulté à l’aménager.
Emballer les biens
Lorsque tout est prêt, vous pouvez commencer à emballer. Si vous avez partagé les tâches correctement, il est fort probable que le transfert sera rapide et efficace. N’oubliez pas d’utiliser les fournitures d’emballages correctement. Les objets et matériels sensibles doivent être protégés avec soin pour éviter les dommages.
Une fois les cartons bien faits, il ne vous reste plus qu’à les charger dans le camion. Si vous suivez ces étapes, soyez sûr que vous n’aurez aucune difficulté à réussir le déménagement de votre entreprise.