Dans un monde de plus en plus numérique, il est facile de négliger l’importance de la conservation des documents physiques. Pourtant, les archives et les documents papier jouent encore un rôle essentiel dans de nombreux domaines, tels que les entreprises, les administrations et même les particuliers. Les documents tels que les contrats, les dossiers clients, les archives financières et les dossiers médicaux contiennent souvent des données confidentielles et privées. Il est donc essentiel de les stocker de manière sécurisée afin de prévenir tout accès non autorisé ou toute perte accidentelle. C’est là que la boîte de stockage entre en jeu, offrant une solution pratique et sûre pour stocker vos archives et documents.
Un box d’archivage : une solution pour les particuliers et les entreprises
Que ce soient des études notariales, des cabinets d’architectes, des entreprises de communication, des cabinets d’avocats, des comptables ou autres, les professions et sociétés qui accumulent les dossiers doivent avoir des archives à conserver. C’est la loi qui impose à certaines entreprises et particuliers de conserver des documents, selon leur nature, la durée minimale de conservation peut aller de 3 à 5 ans. Les factures de fournisseurs, les factures de clients et les dossiers fiscaux, par exemple, se conservent pendant au moins 5 ans selon la législation.
C’est ce qui amène de nombreux secteurs professionnels au besoin d’espace pour garder leurs archives. Avoir un espace d’archivage dans son local professionnel est risqué, de plus, les dossiers ne cessent d’accumuler et il faudra alors agrandir l’espace régulièrement. C’est dans cette optique qu’a été créé le box d’archivage, pour permettre aux professionnels qui sont dans le besoin de stocker leurs archives sans encombrer leur bureau et sans risquer de les perdre.
Les sociétés comme Berton qui proposent une solution de stockage dédiée aux archives assurent la sécurité de tous vos documents, vous profiterez alors d’une réelle tranquillité d’esprit. Vous trouverez différentes options sur le marché, mais la plus répandue est le self-stockage.
Le self-stockage, la meilleure solution pour stocker vos archives
Sachez-le désormais, les box de stockage ne sont pas uniquement faits pour la conservation de meubles, d’objets précieux et d’affaires. Ce sont également des espaces conçus à destination des entreprises et des professionnels pour qu’ils puissent stocker des documents et des archives en tout genre. Les entreprises proposent diverses tailles de box allant de 5m² à 50m².
Les sociétés de location de garde-meuble proposent diverses solutions, trois notamment. La première qui est le box classique consiste à entreposer vos archives dans un espace dont vous n’aurez pas accès à condition de prendre rendez-vous auprès du propriétaire. La seconde est le box nomade ou box mobile qui consiste à livrer une caisse de stockage à votre local pour qu’elle serve de pièce supplémentaire. Dans ce cas, vous serez amené à gérer vous-même la sécurité de vos archives.
La troisième est le self-stockage, comme l’indique le mot « SELF » dans son nom, vous vous occuperez de tout vous-même. Cette option est la plus appréciée, car en la choisissant, les entreprises et particuliers peuvent avoir accès à leurs archives 24H/24 et 7j/7. Le prestataire vous donnera une clé ou un digicode pour que vous puissiez pénétrer dans le box quand vous désirez. Dans ce cas, vous pourrez installer vos archives comme bon vous semble (dans des cartons, sur des étagères, dans des caisses, etc.). Assurez-vous simplement de choisir une entreprise de location qui propose des mesures de sécurité comme une assurance, une alarme incendie et un système de vidéo-surveillance.
En bref, la conservation sécurisée des archives et des documents est d’une importance vitale dans le monde moderne. Le box de stockage vous offre une solution pratique, sûre et efficace pour stocker vos informations importantes et sensibles. Ne prenez pas de risques avec vos archives, optez pour un garde-meuble hautement sécurisé et bénéficiez de la tranquillité d’esprit que vous méritez.